Управлението на печата се превръща в новия фокус на ценово ориентираните предприятия

Управлението на печата се превръща в новия фокус на ценово ориентираните предприятия

В раздел: Фирмени и прес съобщения от на 3.08.2010, 3,140 показвания

Пакетът НР Smart Decision за аутсорсинг на печатни услуги (MPS) става част от портфолиото от инструменти за управление на бизнеса, които носят добавена стойност

В съвремения бизнес разходите за печат на една компания са средно еквивалента на 6% от приходите й. С това инструментите, които управляват и оптимизират печатната среда, се превръщат в приоритет. Съществуват различни инструменти и пакети за управление, които осигуряват на организациите информация на състоянието на цялата среда на печат и на поведението на тези, които взаимодействат с нея. Те могат да варират от безплатни решения като Web Jetadmin, до такива предоставяни при договорни взаимоотношения, които осигуряват дори повече информация за управлението и анализи, спрямо специфичната дейност като новия пакет MPS Smart Decision. Той се предлага като част от по-широкото предложение за аутсорсинг на печатни услуги (MPS).

“С пакета HP MPS Smart Decision компаниите могат напълно да изучат поведението на своите служители, когато става въпрос за печат. Tе получават важна информация, която да им помогне да идентифицират слабостите в печатната мрежа, да определят остарелите устройства и като следствие да уеднаквят съществуващия хардуер,” казва Хенри Блъм, Програмен мениджър на MPS, НР „Решения за печат” за EMEA.

Пакетът HP MPS Smart Decision съчетава възможностите на крайния потребител с инфраструктурните услуги, за да осигури на предприятията изчерпателна информация за тяхната печатна среда в реално време. Това осигурява на IT мениджърите стратегически поглед върху работата на устройствата и решенията, оптималното разположение на устройствата, достъп до информация в реално време и като резултат подобрена ефективност и намаляване на разходите.

За повече информация относно това как решенията на НР (като MPS Smart Decision Suite) могат да подобряват ефективността, каква на практика е бизнес ролята на принтера в една компания можете да прочетете статията по-долу.

Принтерът като „прозорец” на вашето предприятие

Какво може да научите за вашия бизнес от принтера – от Уилсън Гардинер, Консултант корпоративни решенияEMEA

Според английска поговорка, често приписвана на Уилям Шекспир, очите са огледалото на душата; като в крайна сметка те разкриват повече за мислите на хората, дори и от думите, които те използват. Аз смятам, че принтерът има сходна позиция в организациите. Вездесъщ, но рядко споменаван принтерът вижда всичко, което се случва в организацията – от фишове за заплати до договори за милиони евро. Всъщност един по-задълбочен поглед върху печатната среда във вашата организация може да бъде доста показателен, ако знаете, къде и как да гледате.

Вида на бизнеса

Също както няма два еднакви бизнеса, така и изискванията за печатната среда са различни. Централизираните операции с ограничен достъп ще се нуждаят от различна среда на печат от тези, които са по-разпръснати, с по-малък фокус върху сигурността и включват работа от разстояние или от дома.

„Печатният профил” на организациите от различните видове сектори може да бъде разгледан и разбран с инструменти като Web Jetadmin на НР. Ето и няколко примера за това:

Рекламна агенция

  • Една рекламна агенция изразходва до 15% от приходите си за печат.[1]
  • Както повечето организации, създаващи креативно съдържание, обстановката ще бъде разпръсната (включвайки дома, работа в движение, при клиент и партньор, както и в самия офис).
  • Разпечатките могат да са във формат А3 (или по-голям), а употребата на цвят – значителна!

Банков сектор

  • В клоновата мрежа на банките има по-голям фокус върху черно-белия печат, което води до разходи, равняващи се на 5% от оборота на организацията.
  • Разпръснатата клонова мрежа и нуждата от спазване на корпоративни стандарти и правила за сигурност също предполагат определени изисквания към средата на печат.
  • Печатът може да бъде съобразен с моментните изисквания на клиенти и тук също трябва да се разчита на корпоративните стандарти. Сигурният печат е изключително важен.  Той може да бъде както централизиран, така и за всеки отделен клон. При такива организации печатът на персонализирани документи обикновено се извършва в големи обеми – например банкови извлечения и промоционални писма.

Петролна компания

  • Петролните компании обикновено има най-ниски разходи за печат и изразходват само 1% от годишните си приходи за тази дейност.
  • Това може да се обясни с централизираната печатна среда, отпечатването основно на черно-бели документи на А4/А3 и липсата на отдалечен печат (без надомна работа).

Тази информация обикновено се получава, чрез оценяване на печатната среда и съпоставянето на получената информация с установените за сектора стандарти. Употребата на мастило и тонер са важен елемент от всяка оценка, заради това е изключително важно да се определи какви документи се отпечатват от служителите в организацията. Разликата по отношение на обезпечаването с консумативи и тяхната цена може да бъде показателна: необходимото количество мастило/тонер, което е нужно за отпечатването на обикновено писмо или записка в черно-бяло ще покрие между 3% и 5% от цялата страница, но този процент може да се увеличи на 100% при отпечатването на презентация и дори да достигне по-високи нива, ако се отпечата с цвят. Освен това производителят и моделът на принтера могат също да окажат значително влияние върху цената на страница. Печатният профил се различава спрямо различния бизнес сектор и изпълняваните функции вътре в организацията – малко вероятно е отдел „Счетоводство” да печата много пълноцветни плакати, например.

Тези оценки позволяват на управляващите печатната среда да разберат как тяхната организация се представя в сравнение с други сходни по размер и дейност предприятия. По този начин те могат да определят и приложат добри практики и възможности за подобряване на ефективността. Въпреки това, на практика повечето организации не стигат дори и до тук.

Според последния доклад на анализаторската фирма Quocirca за пазара на аутсорсинг на печатни услуги (MPS)[2]: “Оценяването подкрепя успешните MPS . . . Докато много организации може да са направили това за останалата част от своите IT операции, печатната среда обикновено е пренебрегната…” За IDC ситуацията е дори по-плашеща: „Заради спорадичните решения на бизнес мениджмънта, IT, снабдяването или друг отдел за закупуването на печатащи устройства, повечето IT отдели не знаят с колко печатащи устройства разполага организацията.”[3]

Принтери „любимци” и човешкият фактор

Очевидно изчерпателната оценка на печатната среда може да бъде показателна по отношение на това как печатната среда на вашата компания се сравнява с тази на други организации от същия сектор или размер. Въпреки това тази оценка може да се окаже още по-важна относно разбирането на човешкото поведение и как вашия персонал използва печатащите устройства. Средните разходи за печат достигат 6% от приходите на предприятията, което би трябвало да превърне оптимизирането на продуктивността на печата в приоритет за всяка организация.

Вимпелком, водещия телекомуникационен оператор в Русия, направи оценяване на печатната си среда през изминалата година. То показа, че почти 50% от печата на компанията не е свързан с бизнеса й – от резервации за хотел до снимки от ваканцията! Последните разпечатки са цветни, задължително!

Като оставим на страна неразрешения печат, обемът и разнообразието на неправомерно включените принтери в корпоративната мрежа могат също да се окажат показателни. Не само от гледна точка на сигурността и разходите, но и за действията, до които неоторизираните потребители са готови да стигнат, за да замаскират своите „лични” устройства. Чекмеджетата и шкафовете са най-често срещаните места за непозволени устройства (които често се смятат за социален символ в организацията), но те неизбежно биват „откривани” в целия си блясък от зоркото око на инструменти, като Web Jetadmin!

Опитът показва, че инструментите за управление могат да разкрият средно по 10% допълнителни печатащи устройства, които не са регистрирани и записани от IT мениджмънта. Освен че представлява сериозен риск за сигурността, особено ако е включен в мрежата, всеки принтер-любимец се нуждае от осъвременяване на софтуера, поддръжка, управление и разбира се консумативи. Що се отнася за последните, те трябва да бъдат доставени, складирани, управлявани, поръчани отново и платени и така се увеличават нивата на неефективност и разходи на всеки етап.

Сигурност

Ефективното управление на печатната среда неминуемо води до увеличаване на нейната сигурност. Инструментите за управление могат да бъдат използвани за следене и контрол на достъпа, въвеждането на общоприети процедури и за да алармира при неправилна употреба на техниката. Нашите клиенти са добре запознати с тези решения – 80% от тях са убедени, че защитата на конфиденциалното бизнес съдържание от неоторизиран достъп е най-важният аспект от сигурността на печатната среда.

Артур Кодзаев, IT мениджър, Вимпелком (клиент на HP IPG) обобщава разликата, която подобни инструменти за управление, са направили за компанията – „Сега ние имаме точна представа, какво се отпечатва и къде плюс възможност  за осъвременяване на драйвърите и протоколите за сигурност незабавно.”

Постоянно проследяване на разходите

Освен прозорец на организацията, стратегиите за управление на печата могат също да помогнат на компаниите да държат разходите под око. Например, вътрешно проучване на НР показва, че използването на универсалния драйвър за печат на НР за настройването на двустранен печат спестява до 700 тона хартия на година, което намалява разходите на предприятията в целия свят с 4.9 милиона евро.

Консолидацията на устройства за печат, чрез оценяване може драстично да намали консумацията на електроенергия. Подобен подход помага на Университета Трент  да намали консумираната електроенергия от техните принтери с 35%, което допринася за запазването на титлата им най-зелен университет във Великобритания. Налагането на политика за управление може също да предотврати неоторизираната употреба на цветен печат. Това може да се постигне с въвеждане на процес на одобрение, като по този начин ще се намалят и разходите за консумативи.

Допълнителни спестявания могат да се генерират и от инструменти за управление на устройствата като Web Jetadmin. Те спомагат за наблюдаването и централизирането на управлението на принтерите, което директно намалява разходите за поддръжка и автоматизира целия процес.

Съществуват различни инструменти и пакети за управление, които осигуряват ясна видимост на състоянието на печатната среда и поведението на тези, които взаимодействат с нея. Освен гамата безплатни решения като Web Jetadmin, има и решения, предвидени за клиентите с договорни взаимоотношения. Те осигуряват дори по-голям достъп до информация и специфичен за сектора анализ, като наскоро представеното решение на НР – Smart Decision Suite.  Smart Decision Suite на НР се предоставя като част от по-широко предложение за аутсорсинг на печатни услуги и осигурява данни в реално време за всички аспекти от дейността на устройствата, консумативите, сигурността и управлението на печата.

Ако принтерите можеха да говорят. . .

Ако принтерите можеха да говорят, те щяха да ни разкрият доста интересни истории за организацията. От фишове за заплати до договори за милиони евро – всичко минава през тези устройства. При липсата на говорещи устройства, инструментите за управление могат да гарантират, че данните, генерирани от принтерите на организацията, са събрани, анализирани и използвани за доброто ни.

[1] Източник: All Associates – Assessing & Benchmarking Document Costs: Developing a Future Document Strategy (септември 2005 г.)

[2] Източник: Quocirca – Managed print services – reducing the cost and complexity June 2008

[3] Източник: IDC 2005, “Cutting Costs and Maximizing the Return on your Imaging and Output Assets”






Етикети: , , , , , , , , , , , , , , ,


Коментарите са забранени.